Chaque réunion de projet reprend là où la précédente s'était arrêtée.
Ember prépare chaque réunion de projet à partir des précédentes et de vos objectifs : vous savez où vous en étiez et ce qu’il faut trancher. Le compte rendu dit qui fait quoi, prêt à valider.
Vos projets avancent de réunion en réunion. Encore faut-il savoir où on en était.
Aujourd’hui
Les mêmes sujets reviennent de réunion en réunion sans vraiment avancer.
Avec Ember
Chaque réunion repart des décisions prises.
La préparation rappelle ce qui a été tranché et les actions encore ouvertes avec les mêmes interlocuteurs.
Aujourd’hui
Retrouver qui devait faire quoi oblige à fouiller les e-mails.
Avec Ember
Les responsabilités sont écrites.
Chaque réunion se termine par un compte rendu : ce qui a été décidé, qui s’en charge, et l’échéance quand elle a été fixée.
Aujourd’hui
Le compte rendu dort dans une boîte mail, et le fournisseur ne l’a jamais reçu.
Avec Ember
Les bonnes personnes le reçoivent.
En PDF, aux participants que vous cochez, clients et fournisseurs compris. Les adresses extérieures sont signalées avant l’envoi.
Avant
La réunion reprend où elle s’était arrêtée.
Dans les 24 heures qui précèdent, Ember prépare la fiche à partir des dernières réunions avec les mêmes interlocuteurs : décisions prises, actions encore ouvertes, questions à poser.
Encore ouvert depuis la dernière fois : le devis du fournisseur à valider.
Pendant
Vous animez, Ember prend les notes.
Sur la visio que vous choisissez (Google Meet, Zoom ou Teams), Ember Notetaker prend les notes, après que vous avez confirmé que les participants sont informés.
Ember Notetaker s’annonce dans la visio. Retiré avant la fin, il ne garde rien.
Après
Qui fait quoi, pour quand.
Vous relisez le compte rendu dans Ember, il le convertit en PDF et propose les destinataires parmi les participants. Vous confirmez l’envoi.
« Passer la commande : Achats, lundi. »
Vos réunions méritent mieux qu’un simple compte rendu.
| Sujet | Méthode classique | Avec Ember |
|---|---|---|
| Avant | Rechercher le dernier compte rendu dans ses e-mails. | Les décisions et actions ouvertes des dernières réunions, reprises pour vous. |
| Pendant | Animer et prendre des notes en même temps. | Ember Notetaker prend les notes sur les visios que vous choisissez. |
| Décisions | Dans les notes de la personne qui les a prises. | Écrites dans le compte rendu, que vous relisez. |
| Responsabilités | Supposées connues de tous. | Un responsable par action, et son échéance quand elle a été fixée. |
| Partage | Un e-mail à rédiger, quand on y pense. | PDF prêt, destinataires proposés, externes signalés. |
| Réunion suivante | Le résumé automatique de la visio reste rangé dans un dossier. | La préparation reprend là où la précédente s’était arrêtée. |
Méthode classique : notes à la main ou résumé automatique de l’outil de visio.
Questions fréquentes sur l’automatisation des réunions
Ce qui se dit en réunion ne se perd plus.
Connectez votre agenda Google ou Outlook, activez la préparation : votre prochaine réunion de projet repart des décisions prises.