La question : ai-je le droit d'écrire à ces personnes ?
Un fondateur français, allemand ou italien qui ouvre Apollo voit apparaître des millions de professionnels : noms, postes, e-mails. La tentation est de considérer que la base d'un éditeur américain règle le sujet. Ce n'est pas le cas : c'est vous qui envoyez le message, donc c'est vous qui devez pouvoir justifier de l'avoir envoyé. Notre article sur Apollo ou Lead Intelligence : quelle alternative pour la conversion ? traite la question de l'outil ; celui-ci traite la question du droit. Pour le lien entre ces règles et les routeurs d'e-mails, lisez notre article sur la CNIL et les blocages des routeurs. Il ne remplace pas l'avis d'un juriste, surtout si vous ciblez plusieurs pays.
Ce que dit Apollo de ses données
Dans sa politique de confidentialité, Apollo indique traiter les informations personnelles des personnes situées dans l'Union européenne, au Royaume-Uni et en Suisse conformément à la loi applicable, dont le RGPD, le RGPD britannique et le droit suisse de protection des données. Il précise obtenir ses informations de contact professionnelles auprès de sites web publics, d'annuaires professionnels, de sources publiques réglementaires ou gouvernementales et de fournisseurs de données tiers sélectionnés. Pour certains traitements, il invoque l'intérêt légitime, notamment pour créer, vérifier, enrichir et tenir à jour des informations de contact professionnelles et fournir des services de vente, de marketing ou de recrutement entre entreprises.
Une personne peut demander la suppression de ses informations, y compris auprès des prestataires d'Apollo, via son Privacy Center ou par e-mail à privacy@apollo.io, sous certaines exceptions. Elle dispose aussi d'un droit d'accès, d'un droit d'effacement et d'un droit de réclamation auprès d'une autorité de protection des données.
Ce que la CNIL attend de vous
La CNIL résume les règles de la prospection par e-mail auprès de professionnels :
- Base légale : l'intérêt légitime remplace le consentement préalable, à condition que « l'objet de la sollicitation soit en rapport avec la profession de la personne démarchée ».
- Droit d'opposition : la personne doit pouvoir s'opposer de manière simple et gratuite, à la collecte et à tout moment.
- Données venant d'un tiers : il faut vérifier que la personne a été informée de la possible utilisation de son adresse pour de la prospection et qu'elle peut s'y opposer.
- Chaque message doit permettre d'identifier l'organisation qui l'émet et d'exprimer un refus par un moyen simple.
- Délai : un mois au plus pour répondre à une demande d'exercice de droits.
Exemple : vous éditez un logiciel de paie et écrivez à un directeur administratif et financier en Belgique. Le sujet (la paie) est en rapport avec sa profession, ce qui est cohérent avec la règle. Le même message envoyé à un directeur artistique parce que son e-mail figurait dans la base ne l'est pas.
Ce qu'implique Apollo au quotidien
Sur sa page de tarifs, Apollo précise que les crédits d'export sont consommés chaque fois qu'un contact est exporté hors d'Apollo. Pour vous, cela signifie qu'une liste exportée vers un fichier ou un CRM quitte le périmètre d'Apollo : c'est à vous de la tenir à jour, de retirer les personnes qui se sont opposées et de conserver leur refus. Aucun outil ne synchronise à votre place la suppression d'une personne entre votre CRM, vos exports et votre base source.
Ce que Lead Intelligence encadre, et ce qu'il ne fait pas
Selon la documentation technique d'Ember, Lead Intelligence propose :
- une liste d'exclusion (do-not-contact) rattachée à l'organisation propriétaire de la mission, qui empêche de recontacter une personne ;
- une demande de droits par prospect (opposition à la prospection, accès, export ou suppression, rectification), consignée et transmise au support d'Ember pour traitement manuel dans un délai cible de 30 jours ;
- une page publique « Données et droits des prospects » sur ember.do, qui décrit le cadre du module.
Il découvre les prospects via un compte LinkedIn ou Sales Navigator que vous connectez, ou à partir de fichiers que vous importez. La source des données n'est donc pas une base tierce, mais votre compte ou vos fichiers : c'est à vous d'avoir une raison légitime de contacter ces personnes. Ember n'apporte aucune garantie de conformité à votre place.
| Obligation | Apollo | Ember Lead Intelligence | Vous |
|---|---|---|---|
| Source des données de contact | Sites publics, annuaires, sources réglementaires, fournisseurs tiers, selon sa politique | Votre compte LinkedIn ou Sales Navigator connecté, ou vos fichiers importés | Choisir la source et pouvoir la justifier |
| Suppression à la demande | Privacy Center ou privacy@apollo.io | Liste do-not-contact et demande de droits par prospect | Cesser tout contact et le consigner |
| Lien entre le message et la profession | Non applicable à l'outil | Non applicable à l'outil | Vérifier avant chaque envoi |
| Identification de l'expéditeur et refus simple | Non applicable à l'outil | Non applicable à l'outil | Le prévoir dans chaque message |
Notre recommandation
- Avant de choisir l'outil, écrivez votre règle : quels professionnels, pour quel sujet, avec quelle source, quel message d'opposition, qui répond aux demandes sous un mois.
- Avec Apollo, gardez la trace de chaque liste exportée et des oppositions reçues.
- Avec Lead Intelligence, utilisez la liste d'exclusion dès le premier refus et la demande de droits pour les demandes plus larges.
- En cas de doute sur un pays ou un secteur, demandez l'avis d'un juriste : les règles de prospection par e-mail diffèrent d'un État membre à l'autre, et cet article ne traite que ce que la CNIL en dit.
Sources
FAQ
Ai-je besoin du consentement de chaque professionnel pour lui écrire ?
Selon la CNIL, la prospection par e-mail auprès de professionnels repose sur l'intérêt légitime et non sur le consentement, à condition que le sujet soit en rapport avec la profession de la personne et qu'elle puisse s'opposer simplement et gratuitement.
Apollo est-il conforme au RGPD à ma place ?
Apollo indique traiter les données de personnes situées dans l'Union européenne selon le RGPD et proposer un canal de suppression. Cela ne vous décharge pas : l'envoi du message vous est imputable.
Que faire si un destinataire demande la suppression de ses données ?
Cessez de le contacter, supprimez ses coordonnées de vos exports et de votre CRM, consignez la demande et répondez dans le mois, délai fixé par la CNIL pour les demandes d'exercice de droits.
Lead Intelligence gère-t-il les oppositions ?
Il propose une liste d'exclusion qui empêche de recontacter une personne, et une demande de droits par prospect transmise au support d'Ember pour traitement manuel. Il ne remplace pas votre procédure interne.
Les règles sont-elles les mêmes dans tous les pays européens ?
Non, cet article ne rapporte que les règles de la CNIL pour la France. Les règles de prospection par e-mail peuvent différer selon l'État membre : vérifiez le pays de vos destinataires.
Puis-je acheter une liste et l'utiliser telle quelle ?
La CNIL demande de vérifier, pour des données venant d'un tiers, que la personne a été informée de l'usage possible de son adresse pour de la prospection et qu'elle peut s'y opposer. Demandez au fournisseur de vous le démontrer.