Apollo en Europa: ¿qué exige el RGPD a un fundador?

La pregunta: ¿puedo escribir a estas personas?

Un fundador francés, alemán o italiano que abre Apollo ve millones de profesionales: nombres, cargos, correos electrónicos. La tentación es pensar que la base de datos de un proveedor estadounidense resuelve el asunto. No es así: usted envía el mensaje, por lo que debe poder justificar haberlo enviado. Nuestro artículo Apollo vs Ember Lead Intelligence for Founder Conversion trata la cuestión de la herramienta; este trata la cuestión jurídica. Para saber cómo se relacionan estas reglas con los enrutadores de correo, lea nuestro artículo sobre la CNIL y los bloqueos de enrutadores. No sustituye el consejo de un abogado, sobre todo si se dirige a varios países.

Lo que dice Apollo sobre sus datos

En su política de privacidad, Apollo declara que trata la información personal de las personas de la Unión Europea, el Reino Unido y Suiza de acuerdo con la legislación aplicable en materia de protección de datos, incluidos el RGPD, el RGPD del Reino Unido y la legislación suiza de protección de datos. Indica que obtiene la información de contacto profesional de sitios web de acceso público, directorios profesionales, fuentes reguladoras y gubernamentales públicas, y proveedores de datos externos verificados. Para algunos tratamientos se basa en el interés legítimo, en particular para crear, verificar, enriquecer y mantener información de contacto profesional y para prestar servicios de ventas, marketing y contratación entre empresas.

Una persona puede solicitar la supresión de su información, también ante los proveedores de servicios de Apollo, a través de su Centro de privacidad o escribiendo a privacy@apollo.io, con ciertas excepciones. También tiene derecho de acceso, derecho de supresión y derecho a presentar una reclamación ante una autoridad de protección de datos.

Lo que la CNIL espera de usted

La CNIL, la autoridad francesa de protección de datos, resume las reglas de la prospección por correo electrónico a profesionales (citas traducidas del francés):

• Base jurídica: el interés legítimo sustituye al consentimiento previo, siempre que «el objeto de la solicitud guarde relación con la profesión de la persona contactada».
• Derecho de oposición: la persona debe poder oponerse de forma sencilla y gratuita, en el momento de la recogida y en cualquier momento.
• Datos procedentes de un tercero: compruebe que la persona fue informada del posible uso de su dirección para la prospección y que puede oponerse a ello.
• Todos los mensajes deben permitir a la persona identificar a la organización que los envía y expresar su negativa por un medio sencillo.
• Plazo: un mes como máximo para responder a una solicitud de ejercicio de derechos.

Ejemplo: usted vende software de nóminas y escribe a un director financiero en Bélgica. El tema (las nóminas) guarda relación con su profesión, lo que es coherente con la regla. El mismo mensaje enviado a un director de arte porque su correo figuraba en la base de datos no lo es.

Qué implica Apollo en el día a día

En su página de precios, Apollo indica que los créditos de exportación se consumen cada vez que un contacto se exporta fuera de Apollo. Para usted, esto significa que una lista exportada a un archivo o a un CRM sale del perímetro de Apollo: le corresponde a usted mantenerla actualizada, eliminar a las personas que se hayan opuesto y conservar un registro de su negativa. Ninguna herramienta sincroniza por usted la supresión de una persona entre su CRM, sus exportaciones y la base de datos de origen.

Lo que gestiona Lead Intelligence y lo que no

Según la documentación técnica de Ember, Lead Intelligence ofrece:

• una lista de no contacto vinculada a la organización del responsable de la misión, que le impide volver a contactar a una persona;
• una solicitud de derechos por prospecto (oposición a la prospección, acceso, exportación o supresión, rectificación), registrada y enviada al soporte de Ember para su tramitación manual con un objetivo de 30 días;
• una página pública «Datos de prospectos y derechos» en ember.do que describe el marco del módulo.

Descubre prospectos a través de una cuenta de LinkedIn o Sales Navigator que usted conecta, o a partir de archivos que usted importa. Por tanto, la fuente de datos no es una base de datos de terceros, sino su cuenta o sus archivos: usted debe tener un motivo legítimo para contactar a estas personas. Ember no ofrece ninguna garantía de cumplimiento en su lugar.

Nuestra recomendación

• Antes de elegir la herramienta, escriba su regla: qué profesionales, sobre qué tema, desde qué fuente, con qué mensaje de oposición y quién responde a las solicitudes en el plazo de un mes.
• Con Apollo, conserve un registro de cada lista exportada y de las oposiciones recibidas.
• Con Lead Intelligence, utilice la lista de no contacto desde la primera negativa y la solicitud de derechos para peticiones más amplias.
• En caso de duda sobre un país o un sector, consulte a un abogado: las reglas de la prospección por correo electrónico difieren entre los Estados miembros, y este artículo solo recoge lo que dice la CNIL.