デラウェア州の取締役会同意書：スタートアップの書面決議

全員一致の書面同意により、デラウェア州法人の取締役会は、全取締役が決議に署名することを条件に、会議を開かずに正式な行為をとることができます。ベンチャー支援を受けた初期段階のスタートアップにとって、これはオプションの付与、商取引契約、債務証書、資金調達条件を、取締役会を実際に開催せずに承認するための標準的な方法です。

これらの同意書を適切に文書化して保管しないと、資金調達のデューデリジェンスで直ちに法的な支障が生じます。ベンチャーキャピタルの投資家とその法律顧問は、株式の発行や組織上の決定が有効に承認されたかを確かめるため、統治記録を精査します。規律ある手順は法人格(コーポレート・ベール)を守り、投資ラウンドのクロージング時に費用のかかる是正を避けることにつながります。

デラウェア州第141条(f)に基づく取締役会の行為の仕組み

デラウェア州法典第8編第141条(f)によれば、取締役会またはその委員会の会議で行うことが求められる、または認められるあらゆる行為は、取締役会または委員会の全メンバーが書面または電子的送信で同意すれば、会議を開かずに行うことができます。

この法定の方法には、創業者が守るべき厳格な限界があります。

• 完全な全員一致が必須: 対面またはオンラインの会議では、通常、定足数と出席取締役の過半数の承認があれば足りますが、書面同意による行為には、現職の取締役全員の承認が必要です。取締役会のメンバーが1人でも署名を拒否する、または署名しない場合、書面同意は無効となり、その行為は適切に招集された取締役会でのみ承認できます。
• 定款類が優先: この法定の許可は、基本定款(certificate of incorporation)または付属定款(bylaws)で明示的に制限されていない場合に適用されます。創業者は、自社の設立書類が会議によらない決議に制限を課していないか確認する必要があります。
• 効力発生時期の要件: デラウェア州法典第8編第141条(f)に定めるとおり、同意書には、将来の時点または将来の事象の発生時に効力を生じると定めることができますが、その時点は指示を行ってから60日以内でなければなりません。このような将来効力の同意は、効力が生じるまで取締役が撤回でき、同意が数えられるには、取締役が効力発生時にも在任している必要があります。

電子的な実行と法定のセーフハーバー

企業実務では、紙を郵送で回覧することはほとんどありません。デラウェア州法は、特定の実行基準を通じてデジタルの統治手順に対応しています。

デラウェア州会社法改正に関するRichards, Layton and Fingerの法的解説によれば、デラウェア州一般会社法第116条は、会社の行為を電子的に文書化し、署名し、送達できるセーフハーバーを定めています。この法的枠組みの下では、電子的送信は書面と法的に同等であり、認証の意図をもって付された通常の電子署名は、法定の形式要件を満たします。

創業者にとって、電子メールのやり取りや電子署名プラットフォームは、会社がその目的のために指定した情報処理システムに送信された場合、有効な送達となります。有効性を確保するため、会社は、送達のタイムスタンプ、署名ログ、基となる添付資料が検証可能な形で保存される、社用メールアドレスや確立された取締役会ポータルを通じて同意書を回付すべきです。

ミニッツブックを整然と保つ

同意書の実行は、法的義務の半分にすぎません。取締役会の承認を得たら、その記録を体系的に会社の保管下に組み入れなければなりません。

デラウェア州法典第8編第141条(f)の法定の指針は、行為が行われた後、同意書は、議事録が保管されているのと同じ形式(紙または電子)で、取締役会の議事録とともに保管しなければならないと定めています。さらに、デラウェア州法典第8編第224条により、議事録綴りや会計帳簿を含む会社の記録は、合理的な期間内に明瞭に判読できる紙に変換できる限り、あらゆる記憶装置やデータベースに電子的に保管できます。

整ったミニッツブックは、会社の基本的な行為すべてについての唯一の情報源です。Cooley GOによる会社のミニッツブックの維持に関する法律事務所の指針は、取締役会と株主のあらゆる行為について明確で簡潔な記録を残すことで、企業取引の負担が大幅に軽くなると強調しています。

ミニッツブックを整理された状態に保つため、創業者は記録を論理的な区分に整理すべきです。

1. 設立書類: 当初の基本定款とその後のすべての変更、州への提出受領書を添付します。
2. 付属定款(bylaws): 最初に採択された付属定款と、正式に承認された変更。
3. 取締役会の議事: 会議議事録と署名済みの全員一致の書面同意に分けた時系列の記録。関連するすべての添付資料、開示スケジュール、財務書類を含みます。
4. 株主の議事: 株主総会の議事録と株主の書面同意。
5. 株式関連書類: オプションプラン、契約書式、オプション付与やワラント契約の根拠となる取締役会の承認。

統治記録が資金調達のデューデリジェンスの成否を分ける理由

ベンチャーの資金調達ラウンドでは、投資家の法律顧問が、資金を払い込む前に詳細な法務デューデリジェンスを行います。機関投資家の標準的なデューデリジェンス依頼リストでは、会社の統治記録が確認順序の最上位に置かれます。

Cooley GOのベンチャーキャピタル向けデューデリジェンス依頼リストの見本の歴史的な枠組みが示すとおり、投資家は、知的財産、商取引契約、重要な負債などの後続項目を評価する前に、取締役会のすべての行為、会議議事録、設立書類への完全なアクセスを求めます。

機関投資家が電子データルーム(Cooley GOは機密性の高い会社文書を共有するための安全な場と定義しています)を確認するとき、整理されていない記録は、直ちにデューデリジェンス上の警戒信号となります。

• 根拠のない株式付与: 取締役会の同意書なしに発行されたストックオプションや制限付株式は、会社による追認が必要となり、クロージングの日程が遅れます。
• 署名の欠落: 取締役会メンバー1人の署名が欠けた書面同意は、全員一致という法定要件を満たさず、基となる取引は技術的には未承認のままとなります。
• 添付資料の欠落: ミニッツブックにない契約書や別紙を参照する決議では、投資家は取締役会が承認した正確な条件を確認できません。

資金調達の進行中に会社の整理を行うと、法務費用が増え、創業者が事業の遂行に集中できなくなります。創業者は、創業者向けのKnowledgeガイドで戦略的な経営の原則を学び、タームシートが届くずっと前に、確かな運営の基盤を築くことができます。

創業者のための実践的な統治のリズム

統治を整えるために、煩雑な事務負担は必要ありません。初期段階の企業は、次の3段階のシンプルな運用の規律でコンプライアンスを保てます。

第一に、明確な決議を起草します。すべての書面同意には、何を承認するのかを明記し、参照するすべての契約を番号付きの別紙として特定し、その取引に株主の承認も必要かどうかを確認します。

第二に、署名の手配を管理します。同意書を全取締役に同時に回付し、署名の完了状況を確認し、署名済みのPDFファイルとあわせて実行証明書をダウンロードします。

第三に、直ちに保管します。署名が完了した当日に、署名済みの文書を、すべての別紙とともに電子ミニッツブックのフォルダーに保管します。企業統治を、時折行う法的な整理としてではなく、企業価値を守る継続的な運営上の習慣として扱ってください。