Delaware: Board Consents für Startups per Umlaufbeschluss

Ein einstimmiger schriftlicher Beschluss erlaubt dem Board of Directors (Verwaltungsrat) einer Delaware-Gesellschaft, formell zu handeln, ohne eine Sitzung abzuhalten, sofern jeder Director die Resolution unterzeichnet. Für Startups in der Frühphase mit Venture-Capital-Finanzierung ist dies das übliche Verfahren, um Optionszuteilungen, Handelsverträge, Schuldinstrumente und Finanzierungsbedingungen zu genehmigen, ohne eine Board-Sitzung einzuberufen.

Werden diese Beschlüsse nicht ordnungsgemäß dokumentiert und abgelegt, führt das bei der Due Diligence einer Finanzierung sofort zu rechtlichen Reibungen. Venture-Capital-Investoren und ihre Rechtsberater prüfen die Governance-Unterlagen, um sicherzustellen, dass Aktienausgaben und strukturelle Entscheidungen wirksam genehmigt wurden. Ein disziplinierter Ablauf schützt die Haftungstrennung (Corporate Veil) und erspart kostspielige Nachbesserungen beim Abschluss einer Finanzierungsrunde.

Ablauf einer Board-Maßnahme nach Delaware Section 141(f)

Nach Delaware Code Title 8 Section 141(f) kann jede Maßnahme, die in einer Sitzung des Boards of Directors oder eines seiner Ausschüsse zu treffen ist oder getroffen werden darf, ohne Sitzung getroffen werden, wenn alle Mitglieder des Boards oder des Ausschusses schriftlich oder per elektronischer Übermittlung zustimmen.

Dieser gesetzliche Weg unterliegt strengen Grenzen, die Gründer beachten müssen:

• Absolute Einstimmigkeit ist zwingend: Während eine Präsenz- oder virtuelle Sitzung in der Regel nur die Beschlussfähigkeit und die Zustimmung der Mehrheit der anwesenden Directors verlangt, erfordert eine Maßnahme per schriftlichem Beschluss die Zustimmung aller amtierenden Directors. Verweigert ein einzelnes Board-Mitglied die Unterschrift oder unterschreibt es nicht, ist der schriftliche Beschluss unwirksam, und die Maßnahme kann nur in einer ordnungsgemäß einberufenen Board-Sitzung genehmigt werden.
• Die Gesellschaftsdokumente gehen vor: Die gesetzliche Zulassung gilt, sofern sie nicht durch die Gründungsurkunde (Certificate of Incorporation) oder die Satzung (Bylaws) ausdrücklich eingeschränkt ist. Gründer sollten prüfen, dass ihre Gesellschaftsdokumente Beschlüsse außerhalb von Sitzungen nicht beschränken.
• Vorgaben zum Zeitpunkt der Wirksamkeit: Ein Beschluss kann bestimmen, dass er zu einem späteren Zeitpunkt oder bei Eintritt eines zukünftigen Ereignisses wirksam wird, sofern dieser Zeitpunkt spätestens 60 Tage nach der Anweisung eintritt, wie in Delaware Code Title 8 Section 141(f) geregelt. Solche vorausschauenden Beschlüsse bleiben durch den Director bis zum Wirksamwerden widerrufbar, und der Director muss zum Zeitpunkt des Wirksamwerdens noch im Amt sein, damit seine Zustimmung zählt.

Elektronische Ausführung und gesetzliche Safe Harbors

In der Unternehmenspraxis zirkuliert selten Papier per Post. Das Delaware-Recht trägt digitalen Governance-Abläufen durch besondere Vorgaben für die Ausführung Rechnung.

Nach den rechtlichen Hinweisen von Richards, Layton and Finger zu den Änderungen des Delaware-Gesellschaftsrechts schafft Section 116 des Delaware General Corporation Law einen Safe Harbor, der es erlaubt, Gesellschaftsakte elektronisch zu dokumentieren, zu unterzeichnen und zu übermitteln. In diesem gesetzlichen Rahmen sind elektronische Übermittlungen schriftlichen Dokumenten rechtlich gleichgestellt, und übliche elektronische Signaturen, die in Authentifizierungsabsicht angebracht werden, erfüllen die gesetzlichen Formerfordernisse.

Für Gründer gilt ein E-Mail-Austausch oder eine Plattform für elektronische Signaturen als wirksame Übermittlung, wenn sie an ein von der Gesellschaft für diesen Zweck bestimmtes Informationsverarbeitungssystem erfolgt. Um die Durchsetzbarkeit zu sichern, sollten Unternehmen Beschlüsse über Unternehmens-E-Mail-Adressen oder etablierte Board-Portale leiten, in denen Zustellzeitstempel, Signaturprotokolle und die zugehörigen Anlagen nachprüfbar gesichert bleiben.

Das Minute Book ordentlich führen

Die Ausführung des Beschlusses ist nur die Hälfte der rechtlichen Pflicht. Sobald das Board zugestimmt hat, muss die Unterlage systematisch in die Verwahrung der Gesellschaft aufgenommen werden.

Die gesetzlichen Vorgaben in Delaware Code Title 8 Section 141(f) sehen vor, dass der Beschluss oder die Beschlüsse nach Vornahme der Maßnahme mit den Protokollen der Verhandlungen des Boards of Directors in derselben Form, auf Papier oder elektronisch, abzulegen sind, in der die Protokolle geführt werden. Außerdem dürfen nach Delaware Code Title 8 Section 224 Gesellschaftsunterlagen, einschließlich Minute Books und Geschäftsbücher, elektronisch auf jedem Speichermedium oder in jeder Datenbank geführt werden, sofern sie innerhalb angemessener Zeit in klar lesbare Papierform umgewandelt werden können.

Ein gut geführtes Minute Book ist die einzige Wahrheitsquelle für alle grundlegenden Gesellschaftsakte. Die von Cooley GO zur Führung eines Corporate Minute Book veröffentlichten rechtlichen Hinweise betonen, dass klare, knappe Aufzeichnungen aller Maßnahmen von Board und Gesellschaftern Unternehmenstransaktionen erheblich weniger mühsam machen.

Damit das Minute Book geordnet bleibt, sollten Gründer die Unterlagen in logische Abschnitte gliedern:

1. Gründungsdokumente: Die ursprüngliche Gründungsurkunde und alle späteren Änderungen, samt den Eingangsbestätigungen der Behörde des Bundesstaats.
2. Satzung (Bylaws): Die ursprünglich angenommene Satzung und alle förmlich genehmigten Änderungen.
3. Board-Verhandlungen: Chronologische Unterlagen, aufgeteilt in Sitzungsprotokolle und unterzeichnete einstimmige schriftliche Beschlüsse, einschließlich aller zugehörigen Anlagen, Offenlegungslisten und Finanzunterlagen.
4. Gesellschafterverhandlungen: Protokolle von Gesellschafterversammlungen und schriftliche Gesellschafterbeschlüsse.
5. Unterlagen zum Eigenkapital: Optionspläne, Mustervereinbarungen und Board-Genehmigungen, die Optionszuteilungen oder Warrant-Vereinbarungen begründen.

Warum Governance-Unterlagen über die Due Diligence einer Finanzierung entscheiden

Bei Venture-Capital-Finanzierungsrunden führen die Rechtsberater der Investoren eine detaillierte rechtliche Prüfung durch, bevor Kapital ausgezahlt wird. Eine institutionelle Standard-Due-Diligence-Anforderungsliste stellt die Governance-Unterlagen der Gesellschaft ganz oben in die Prüfungsreihenfolge.

Wie der historische Rahmen der Cooley-GO-Musterliste für Due-Diligence-Anforderungen bei Venture-Capital-Finanzierungen zeigt, verlangen Investoren vollen Zugang zu allen Board-Maßnahmen, Sitzungsprotokollen und Gründungsdokumenten, bevor sie nachgelagerte Punkte wie geistiges Eigentum, Handelsverträge oder wesentliche Verbindlichkeiten prüfen.

Wenn institutionelle Investoren einen elektronischen Data Room prüfen, den Cooley GO als sicheren Raum zum Austausch vertraulicher Gesellschaftsdokumente definiert, führen ungeordnete Unterlagen sofort zu Warnsignalen in der Prüfung:

• Verwaiste Beteiligungszuteilungen: Aktienoptionen oder Restricted Stock, die ohne zugehörigen Board-Beschluss ausgegeben wurden, bedürfen einer nachträglichen Genehmigung durch die Gesellschaft und verzögern den Abschlusszeitplan.
• Fehlende Unterschriften: Einem schriftlichen Beschluss, dem die Unterschrift eines Board-Mitglieds fehlt, mangelt es an der gesetzlich geforderten Einstimmigkeit, sodass das zugrunde liegende Geschäft formal nicht genehmigt ist.
• Nicht beigefügte Anlagen: Eine Resolution, die auf eine im Minute Book fehlende Vereinbarung oder Anlage verweist, hindert Investoren daran, die genauen vom Board genehmigten Bedingungen zu überprüfen.

Bereinigungen im Gesellschaftsrecht während eines laufenden Fundraisings erhöhen die Rechtskosten und lenken Gründer von der Umsetzung im Unternehmen ab. Gründer können strategische Managementprinzipien in den Knowledge-Leitfäden für Gründer kennenlernen und so lange vor einem Term Sheet solide betriebliche Grundlagen schaffen.

Ein praktischer Governance-Rhythmus für Gründer

Saubere Unternehmens-Governance erfordert keinen aufwendigen Verwaltungsaufwand. Unternehmen in der Frühphase können die Compliance mit einer einfachen betrieblichen Disziplin in drei Schritten wahren:

Erstens: Formulieren Sie klare Resolutionen. Jeder schriftliche Beschluss sollte ausdrücklich angeben, was genehmigt wird, alle in Bezug genommenen Vereinbarungen als nummerierte Anlagen kennzeichnen und bestätigen, ob für das Geschäft zusätzlich die Zustimmung der Gesellschafter erforderlich ist.

Zweitens: Steuern Sie die Logistik der Unterzeichnung. Versenden Sie den Beschluss gleichzeitig an alle Board-Mitglieder, verfolgen Sie den Eingang aller Unterschriften und laden Sie die Signaturzertifikate zusammen mit den unterzeichneten PDF-Dateien herunter.

Drittens: Archivieren Sie sofort. Legen Sie das vollständig unterzeichnete Dokument samt allen Anlagen noch am Tag des Abschlusses der Unterzeichnung im elektronischen Minute-Book-Ordner ab. Betrachten Sie Corporate Governance nicht als gelegentliche rechtliche Bereinigung, sondern als fortlaufende betriebliche Gewohnheit, die den Unternehmenswert schützt.